Aulebjerg El ApS, er Stevns nye El-virksomhed der udfører alle arbejdsopgaver inden for El, IT, Tele/data/netværk, overvågning, alarmsystemer og meget meget mere.
Vores vision er, at vores kunder får den bedst mulige rådgivning, service og ikke mindst gode oplevelse hver gang!
Kontakt os i dag og lad os hjælpe dig godt igennem din opgave.
- Vi sidder klar døgnets 24 timer!
De bedste hilsner.
Allan Bjerg Nielsen - Direktør.
GDPR.
Procedurer, politikker, roller – Persondataforordning. Formål
Formål med nedenstående procedurer, politikker m.m. er at sikre at vi er i stand til at efterleve Persondataforordningen, og hermed sikre at persondata der kommer i vores varetægt behandles korrekt.
Omfang
Omfatter al databehandling af persondata, som ikke er offentligt tilgængelig, som indsamles, opbevares eller håndteres af os, for os digitalt eller i registre. (mapper, ringbind, lister, fysiske dokumenter).
Ansøgning om stilling.
Når vi modtager ansøgninger fra personer der ønsker ansættelse i vores virksomhed, foregår der en grundig sortering af ansøgninger, om hvorvidt de er eller kan være relevante ift. det nuværende eller evt. kommende behov. Når vi vurderer at ansøgning ikke kan forudses ift. nuværende eller forudsigeligt kommende behov, orienteres ansøgeren om at ansøgeren ikke kommer i betragtning, samt at modtagne data slettes. Når ansøgning vurderes relevant, orienteres ansøger om dette og ansøgning fordeles til ansættelsesudvalg. Efter evt. samtaler og valg af medarbejder, orienteres ansøgere om hvorvidt de er kommet i betragtning eller ikke. Ligeledes orienteres ansøgere om hvorvidt ansøgning opbevares i virksomheden til evt. senere brug, og i givet fald hvor længe, eller om data slettes.
Ansættelse af medarbejder.
Ved ansættelse af en medarbejder, har vi kontraktligt grundlag til at opbevare følgende oplysninger om medarbejderen: Navn, billede, adresse, telefonnummer, email, personnummer, oplysninger om sygdom (ikke årsagen til sygdom eller sygdommens art), fraværsårsag, evt. begrænsninger der har eller kan få indflydelse på den i ansættelseskontrakten definerede stilling og opgaveløsning. Kontaktoplysninger ift. evt. tilskadekomst i forbindelse med arbejde. Personnummer til brug fra offentlige indberetninger, bank oplysninger, pensionsordning. Ansøgning, CV, udtalelser, anbefalinger, kørekort, certifikater, uddannelses- og kursusbeviser, straffeattest, børneattest. Vi opretholder alene oplysninger der er relevant ift. ansættelsesforholdet. Oplysninger der derudover kommer til vores kendskab, opretholdes ikke. Medarbejderen orienteres om hvilke oplysninger vi opretholder. (ansættelseskontrakt, personalehåndbog, personalepolitikker, hjemmeside, intranet).
Samarbejde med kunder.
Kunder oprettes i vores CRM system, med følgende data om kunden: Virksomhedsnavn, navn på tegningsberettiget, adresse, virksomheds mail og telefon, øvrige relevante opgavespecifikke kontaktpersoner, med navn, telefonnummer, email, forretningsområde, betalingsbetingelser, fakturamail, evt. operative noter til brug for vedligehold af relationen og samarbejde. Kunden orienteres om hvilke data vi opretholder og behandler. (fremgår af aftale eller mail). Formål med at opretholde data er at kunne servicere og overholde indgåede aftaler bedst muligt.
Ophør af samarbejde – medarbejder, kunde, samarbejdspartner.
Når vi ophører samarbejde, foretages en vurdering af hvorvidt der er et formål og betimeligt grundlag for at opretholde persondata, hvis det ikke er tilfældet, foretages omgående sletning af data. Er der retligt grundlag for opretholdelse af data, slettes data iht. vores politikker på området.
Henvendelse om information om opbevaring af persondata og ønske om sletning af data.
Når kunder, medarbejdere, ansøgere, samarbejdspartnere m.fl. henvender sig mhp. at få oplyst hvilke persondata vi opbevarer, skal det ske til an@aulebjerg-el.dk, henvendelser vil blive besvaret pr. mail. Ønske om sletning, medfører omgående sletning af data med mindre der er formål og retligt grundlag til opretholdelse – når dette er tilfældet, orienteres rekvirenten.
Fejl i oplysninger.
Hvis der er fejl i vores oplysninger, kan du altid bede om at få dem rettet, så vi har de rigtige, lige som du har ret til at få udleveret oplysningerne i et almindeligt format (dataportabilitet). Har du ønsker om ændring eller dataportabilitet, er du også meget velkommen til at skrive til os på ovennævnte e-mailadresse.
Brud på sikkerhed.
Hvis persondata kompromitteres, vil der øjeblikkeligt blive taget forholdsregler ift. at begrænse skaden og forhindre gentagelse, afhængig af omfanget af hændelsen. Omfang og alvor af hændelsen afgør om der skal foretages indberetning til Datastyrelsen. De personer der er omfattet, orienteres om hændelsen pr. mail.
Databehandling
Opretholdelse og behandling af data skal foregå proportionalt, det betyder at der skal være et reelt og retligt formål med behandlingen. Vi vurderer løbende, om vi har reelt behov og retligt grundlag til at behandle de data. Vi har kortlagt hvilke data vi behandler, samt hvordan og hvem der behandler dem. Vi har udarbejdet og indgået databehandleraftaler med interessenter, hvor arten af databehandling foreskriver dette. Personer der håndterer data har underskrevet tavshedserklæring.
Politik – opbevaring af persondata – ansøgninger.
Vi opretholder i relevant omfang ansøgninger fra personer der har fremsendt skriftlig ansøgning om ansættelse i vores virksomhed. Vi opbevarer som udgangspunkt ansøgninger i 2 år, men kan individuelt ændre til en kortere periode.
Politik – opbevaring af persondata – ophør af samarbejde.
Vi opretholder i relevant omfang persondata vedrørende personer vi har haft samarbejde/ansættelse m.m. med efter samarbejdets ophør. Vi opbevarer som udgangspunkt persondata i 5 år, men kan individuelt ændre dette til en kortere periode. Ift. samarbejdspartnere eller personer, hvor der er andet retligt grundlag til at opretholde data, vil det ske i henhold til dette grundlag, berørte personer oplyses om opretholdelse af data og grundlaget herfor.
Politik - retten til at blive glemt
Når vi ikke længere har behov eller retligt grundlag til at opretholde og/håndtere data, slettes disse. Sletning medfører, at alle data omfattet af persondataforordning slettes.
It-sikkerhedspolitik.
Med henblik på at beskytte data har vi udarbejdet denne politik, som er gældende for alle der har adgang til vores data og de data vi opretholder i samarbejdsrelationer med interessenter. Data skal beskyttes mod tyveri, forandring, utilsigtet kryptering, offentliggørelse eller anden kompromittering. Data udstyr, (f.eks. telefoner, PC, tablets, lagringsmedier), skal beskyttes med unik kode og forsynes med automatisk aktiveret forhindring af utilsigtet brug. Koder til netværk må ikke udleveres til 3 part uden forudgående tilladelse fra it-sikkerhedsfunktionen. Gæster kan tildeles adgang til vores gæste netværk. Åbning af mails, filer, billeder, beskeder med mistænkeligt udseende eller ukendt oprindelse, skal undgås. Udstyr skal være udstyret med den af virksomheden godkendte opdaterede virusbeskyttelse ”ESET”. Udstyr der ikke er opdateret, må ikke få adgang til internettet i virksomheden, eller anvendes til at tilgå virksomhedens dataplatforme.
Fysisk sikkerhedspolitik
Vi sikrer data i registre (mapper, ringbind, lister, fysiske dokumenter), ved at aflåse bygninger og rum hvor disse opbevares. Persondata og personfølsomme data opbevares under dobbeltlås og i rum uden vinduer. Der er installeret F&P godkendt TV overvågning og Automatisk Indbruds Alarm. Ikke eskorteret adgang til bygningen gives alene til medarbejdere der har underskrevet tavshedserklæring. Hvad betyder - Retligt grundlag for opretholdelse og behandling af persondata.
Samtykke, kontrakt, retlig forpligtelse hos dataansvarlig, overholde den dataansvarliges eller den registreredes arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser og specifikke rettigheder med hjemmel i EU-ret, national ret eller kollektive overenskomster. Derudover samfundsvigtige-, statistiske- eller velfærdsmæssige formål.
Håndtering af data og datasikkerhed Uanset om vi behandler dine personoplysninger med henblik på opfyldelsen af en kontrakt eller på baggrund af dit samtykke, vil vi altid behandle dine personoplysninger sikkert og fortroligt i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder persondataforordningen og databeskyttelsesloven. Dine oplysninger vil alene blive anvendt til det formål, de er indsamlet til, og vil blive slettet, når dette formål er opfyldt eller ikke længere relevant. Vi sælger ikke data til 3 part. Eksterne databehandlere.
Vi videregiver i relevant omfang, data til eksterne databehandlere, når det fremmer det professionelle samarbejde. Vi har indgået databehandleraftaler med disse databehandlere, hvilket er vores garanti for, at de overholder gældende regler om beskyttelse af dine personoplysninger.
Klage over behandling af data. Hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, kan dette ske til Datatilsynet, på adressen Borgergade 28,5., 1300 København, telefon 33 19 32 00 e-mail: dt@datatilsynet.dk.
Roller.
Dataansvarlig
Den der har ansvar for kundens, samarbejdspartnerens, den ansattes, m.fl. persondata. Den dataansvarliges skal: ·
Sikre at virksomheden behandler persondata og oplysninger i overensstemmelse med persondataforordningen. ·
Afgøre, til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling af oplysninger. ·
I relevant omfang, sikre anmeldelse af brud på persondatasikkerheden til Datatilsynet. ·
Sikre at registrerede personer kan udøve deres indsigtsret og udøve retten til at få berigtiget urigtige oplysninger.
Sikre, at databehandler efterlever relevante sikkerhedsforholdsregler. · Sikre, at der udarbejdes og indgås databehandleraftaler.
Databehandler
Er udbydere af it-systemer, dropbox, hjemmesider, eksterne servere, mailsystemer, sagsstyringssystemer m.m. Databehandlerens skal etablere og vedligeholde passende sikkerhedsforanstaltninger der sikrer mod, at oplysningerne: ·
Hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes. ·
Kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges. ·
Behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger.
